دور التطبيقات في تحسين جودة عمل مؤسسات رعاية أصحاب الهمم (منصة تأهيل ويب كنموذج للعمل)

دور التطبيقات في تحسين جودة عمل مؤسسات رعاية أصحاب الهمم (منصة تأهيل ويب كنموذج للعمل)

فريق عمل تأهيل ويب

نشر في - 2022

· مفهوم ومستويات التحول الرقمي في المؤسسات

يمكن تعريف التحول الرقمي بطرق مختلفة وتعريفات عده فيمكن القول أن التحول في طريقة العمل في المؤسسات بحيث يقل العمل الرتيب ويزيد وقت التفكير بالتطوير، التحول الرقمي هو تسريع طريقة العمل اليومية بحيث يتم استغلال تطور التكنولوجيا الكبير الحاصل لخدمة عملائك أو المستفيدين من الخدمة (في حالتنا هنا هم ذوي الاحتياجات الخاصة) بشكل أسرع وأفضل، التحول الرقمي هو زيادة الكفاءة في خط سير العمل بحيث تقل الأخطاء وتزيد الإنتاجية، التحول الرقمي هو زيادة عدد أعضاء فريقك من دون الحاجة إلى توظيف.

مفهوم 1 : هو استغلال الموارد التقنية لإحداث التغير في نماذج الاعمال.

مفهوم 2 : التحول الرقمي هو تسخير التكنولوجيا للعمل للإنسان.

خطوات التحول الرقمي

لا تنحصر خطوات التحول الرقمي في رقمنة البيانات فقط فإلى جانب الرقمنة يتعين تطوير المنصات نحو بيئة معلومات قابلة للتكيف مع الاحتياجات المتغيرة للمؤسسات. لكن السؤال الذي يراود أصحاب المؤسسات عند اتخاذ هذه الخطوة هو: كيف يتم بناء استراتيجية فعالة تهدف إلى تحول رقمي ناجح؟

خطوات التحول الرقمي في المؤسسات:

· تحول الرؤية (ان تتبنى المؤسسة رؤية واضحة مبنية على منهج)

· اعتماد ثقافة التغيير (يجب على المؤسسات التي تتبنى فكر التحول الرقمي زيادة الوعي بين العاملين في المؤسسة بضرورة هذا الاجراء واثره على العمل)

· تجهيز نماذج العمل (هذه الخطوة الأهم من بين جميع الخطوات حيث انها تبرهن إمكانية تطبيق التحول الرقمي في المؤسسة وإمكانية تكييف إجراءات العمل)

· بدء الأعمال في السحابة (تطبيق عملي لما تم تجهيزه للأعمال)

· تتبع عملية التقدم (متابعة الاعمال خلال التحول الرقمي وتقييم مستوى الاداء للعمل والتزام الجميع بمنهج المؤسسة)

· الأتمتة وفوائدها على المؤسسات

- مفهوم الأتمتة: هو استعمال الحاسبات لتقليل حجم العمل الذي يقوم به الاشخاص ومساعدتهم للقيام به بسرعة أكبر.

- لقد أصبحت أتمتة الأعمال والإجراءات الإدارية والفنية والمكتبية والتشغيلية جزءا أساسيا من أي مؤسسة.

- تساعد الأتمتة المؤسسات في وصول خدماتها إلى الشكل المطلوب في أقل وقت وأفضل جودة وبالتالي أكثر تميزا.

نأتي هنا لمفهوم جديد وهو أتمتة الأعمال.

ما هي أتمتة الأعمال؟

- أتمتة الأعمال هي ببساطة احداث تغيرات في الإجراءات المتبعة في المؤسسات لتتحول من إجراءات يدوية تعتمد على الورق إلى إجراءات محوسبة تعتمد على التقنية.

- أتمتة الاعمال هي أحد أهم الطرق للحفاظ على الخبرة والمعرفة التي حصلت عليها عبر فترة من الزمن.

(شرح مبسط) إن جميع العمليات التي تتم داخل أي مؤسسة هي في النهاية تعتمد على مجموعة من الإجراءات وكل إجراء يحتوي على مجموعة من النشاطات التي يتم تنفيذها عادة بشكل يدوي وبالاعتماد على الورق. مهمة الأتمتة هنا هي تحويل تلك النشاطات ليتم تنفيذها بمساعدة التقنية فيصبح إنجاز تلك النشاطات يتم بوقت وبجهد أقل مما يعني تكلفة أقل بالنسبة للمنشأة وخدمة أسرع بالنسبة للمستفيد.

) مثال 1 (على ذلك لنأخذ خدمة التدريب والتعليم في مؤسساتنا التربوية. هذه الخدمة تعتمد على مجموعة من الإجراءات التي ينبغي أن تتم بإجراءات متسلسلة لنصل إلى الهدف المراد مع الحالة، مثلا

أولا بتسجيل الطالب و ثانيا دراسة الحالة و ثالثا التقييم و رابعا الخطة الفردية. كل إجراء يحتوي على مجموعة من النشاطات ففي عملية التسجيل يتم جمع البيانات الأساسية عن الحالة وإنشاء ملف وفي عملية إعداد الخطط يتم جمع نتائج التقييم وتحليلها وبناء الخطة الفردية. أتمتة هذا الإجراء يعني الاعتماد على التقنية في عملية إدخال البيانات وتحليل نتائج الاختبارات مما يساعد العاملين على إتمام المهمة بشكل أسرع.

طبعا لا تعني الأتمتة إطلاقا إلغاء العامل البشري بل على العكس تماما فالأتمتة توفر الأدوات التي تساعد البشر على إنجاز أعمالهم واتخاذ قراراتهم بسرعة ودقة أكبر. وسبب ذلك هو أن الأتمتة تساعد في توفير المعلومات لمن يقوم بأداء العمل وتقوم عنه بالحسابات والأعمال الروتينية المكررة وتسهل عليه التواصل مع أطراف العملية مما يقلل الوقت ويسرع العمل ويجعله أكثر جودة نتيجة تقليل الخطاء البشري أثناء تنفيذ المهمة.

والمهمة الأكبر للأتمتة هي أنها تحول تلك المعرفة الكامنة لدى العاملين على تنفيذ الإجراء إلى معرفة صريحة يمكن تداولها. فإن لم تقم بأتمتة إجراءاتك فهناك فرصة كبيرة لضياع كل تلك الخبرة التي يملكها موظفوك عندما يغادرون العمل. الأتمتة هي وسيلة من وسائل الحفاظ على تلك الخبرة المتراكمة التي يحصل عليها الموظفون والعاملون على مر الزمن أثناء تنفيذهم لأعمالهم وتحويلها الى خبرة معلومة واضحة تنفذ عبر نظام قابل للتطور والنمو مهما تغير الأفراد.

(مثال 2) لنأخذ أيضا مثالا من واقعنا في مراكز تأهيل ذوي الاحتياجات الخاصة، عند مغادرة المعلم من المؤسسة مثلا يصبح هناك فجوة كبيرة بين المعلم الجديد الذي سيحل مكانه وبين طلابه لعدم وجود معلومات كافية حول الطلاب الموجودين وما تم تدريبهم خلال الفترة الماضية، ولكن من خلال أتمتة العمل يمكن للمعلم الرجوع لتاريخ كل حالة من خلال جواله مثلاً او من خلال الحاسب دون الحاجة للاجتماع بالمعلم القديم أو فحص كل ملفات الطلاب للحصول على ما يريد من معلومات حول الطلاب. فالأتمتة يمكنها أن تعطيه البيانات بشكل مختصر وسريع، فمثلا يستطيع الحصول على التاريخ الطبي أو عدد أيام الغياب والحصول على الخطة الفردية وأين وصل في التدريب عليها. يمكنه معرفة السلوكيات التي لدى الطالب وما تم فعله معه لعلاجها، كل ذلك من خلال جواله او الكمبيوتر الشخصي

سواء كانت عملية الأتمتة تتعلق بإجراء تحول في كيفية تعاون الأفراد أو تركز على تنفيذ العمليات الأساسية للمؤسسة، فإن الأتمتة توفر تقدما كبيرا لجميع المؤسسات بصرف النظر عن حجمها أو مهمتها أو نشاطها.

· معلمي ذوي الاحتياجات الخاصة قبل وبعد الأتمتة

قبل	بعد
تقييم ورقي ويأخذ وقت أطول في تحليل النتائج والوقوف على نقاط القوة والضعف	تحليل النتائج بسرعة وبيان نقاط القوة والضعف بسرعة
بناء الخطط يأخذ وقت في معرفة تسلسل المهارات	بناء الخطة بسرعة وبناء على نتائج التقييم
صعوبة جمع بيانات تحسن الطالب او عدم والوقوف على مشكلات الطالب في التدريب	سهولة جمع البيانات في تقرير ورؤية متى التحسن من عدم والوقوف على أسباب الضعف بناء على البيانات المدخلة

· إدارة مؤسسات رعاية ذوي الاحتياجات الخاصة قبل وبعد الأتمتة

قبل	بعد
صعوبة متابعة المشرفين لجميع الطلبة	سهولة في اصدار تقارير أداء الطالب خلال فترات محددة
كثرة ملفات الطلاب والأوراق واحتمالية ضياعها او عدم ترتيبها بالشكل الصحيح	ملفات منظمة ومرتبة مع إمكانية الحصول على أي معلومة بسرعة
صعوبة متابعة اعمال المؤسسة في كل الجوانب	متابعة اعمال المؤسسة من خلال معلومات سريعة عن سير العمل

· نموذج لعمل التطبيقات في مؤسسات رعاية ذوي الاحتياجات الخاصة

سنتحدث عن منصة تأهيل ويب كنموذج للعمل

تعريف بمنصة تأهيل ويب

هي بيئة تفاعلية توظف التقنية بحيث تقوم على أتمتة المهام الإدارية والتربوية لمراكز تأهيل ذوي الاحتياجات الخاصة كي تعمل المؤسسة بكفاءة عالية.

رسالتنا:

إيجاد بيئة عمل منظمة ومتطورة ذات كفاءة عالية تساهم بشـكل اســاسي في جعـل المؤسسـة أكثـر نجاحا وأبنائنا أكثر تطورا واستقلاليـة.

نهدف في منصة تأهيل ويب الى تسهيل اعمال المؤسسات وطرحها بأبسط صورها..

مثل ما تحدثنا سابقا عن فوائد الأتمتة بانها تعمل على تحويل المؤسسة من العمل الورقي هنا جاءت منصة تأهيل ويب لتوافق بين التطور الرقمي والعمل في مؤسسات التربية الخاصة.

تتميز منصة تأهيل ويب بالمرونة والشمولية في تقديم المهام التي تحتاجها مؤسسات تأهيل ذوي الاحتياجات الخاصة.

المرونة: تسمح المرونة التي يتمتع بها نظام تأهيل ويب بوضع بصمة المؤسسة الخاصة.

الشمولية: كما تمكنك شمولية المنصة من متابعة جميع المهام والأعمال الإدارية في المؤسسة.

كما تم تصمم تأهيل ويب ليكون سهل الاستخدام، فمن السهل جدًا أن يتمكن شخص من استخدامها.

ماذا تقدم تأهيل ويب للمؤسسات

1- تنظيم عمل المؤسسات الإداري:

2- تنظيم عمل المؤسسات التربوي كإدارة وتنظيم عملية التقييم والتدريب إلكترونياً (ان عملية تقييم مستوى أداء الطالب واعداد الخطط أصبحت الكترونية بحيث يسهل الرجوع اليها والحصول على تقارير لها كما تم ربطها مع التقييم الشهري والفصلي والسنوي للطالب بحيث تسهل عملية المقارنة بينهم)

تتبع التاريخ الأكاديمي للطلبة ذوي الاحتياجات الخاصة

الجمع بين الماضي والحاضر للطالب من أهم المشكلات التي تواجه العاملين مع ذوي الاحتياجات الخاصة، حيث يصعب في كثير من الحالات الاحتفاظ بتاريخ الطالب الأكاديمي والتدريبي كضياع الخطط الفردية والتقارير والتقييمات التي تم تطبيقها على الطفل. لكن مع التطور التقني والقدرة على حفظ كمية كبيرة من البيانات باختلاف أنواعها (مستندات، صور) فلا مجال لضياع هذه البيانات.

حيث يمكن من خلال التطبيقات المحوسبة حفظ بيانات الطلاب خلال فترة تدريبه ومعرفة المستوى الذي وصل اليه، ولا يقتصر التطور التقني هنا فقط على حفظ البيانات بل يمكن أيضا عمل تحليل لهذه البيانات ومعرفة مستوى التطور ونقاط الضعف خلال الفترات الماضية حتى يتم تجاوزها في المراحل القادمة.

3- كيف تساعد منصة تأهيل ويب في اتخاذ القرارات

من خلال التقارير التي يمكن اصدارها تساعد منصة تأهيل ويب الإداريين والعاملين مع ذوي الاحتياجات الخاصة في اتخاذ قرارات سريعة، فيمكن مثلا إصدار تقرير حضور الطالب ومعرفة عدد أيام الغياب وهل هو السبب في التأخر الحاصل لديه، كما يمكن إصدار تقرير متابعة المعلم للأهداف والجلسات ومعرفة الصعوبات التي تواجه المعلم خلال عملية التدريب، كما يمكن إصدار تقرير خطط تعديل السلوك ومتابعة التطور الحاصل في الخطة ومتابعة تكرارات السلوك ومدى التحسن الحاصل في الخطة مع الاستراتيجيات المستخدمة.

4- امكانية الوصول للمعلومات في أي وقت ومكان (لوجود التطبيق على السحابة فهي خاصية تمكنك من إتمام عملك في أي مكان دون الحاجة للتواجد في مكتبك او حتى نقل اوراقك وملفاتك معك)

5- إمكانية حفظ بيانات كبيرة: مهما كان نوع وحجم البيانات يمكن للمنصة معالجتها بسرعة.

الخاتمة

التحول الرقمي لم يعد خياراً بل ضرورة فالمؤسسات التي لن تتغير يوما بعد يوم سوف تندثر لان العالم أصبح رشيقا يتحرك بسرعة، لذلك يجب على المؤسسات أن تفكر بجدية بالتواجد على المنصات الرقمية واتمتة اعمالها.